Algemene Ledenvergadering 27 november

OFFICIËLE UITNODIGING VOOR DE ALGEMENE LEDENVERGADERING OP
MAANDAG 27 NOVEMBER 2023

Beste sportvrienden,

Het bestuur van Tennisvereniging Verburch nodigt u uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV), welke gehouden zal worden op maandag 27 november .

De vergadering start om 20.00 uur in het clubhuis. In de statuten is bepaald dat we als vereniging alleen rechtsgeldige besluiten nemen indien ten minste 1/50 (2%) van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is tijdens de vergadering. Om het aantal stemgerechtigde leden te kunnen vaststellen geldt als peildatum de ledenstand per 1 oktober. Op 1 oktober heeft Verburch Tennis 871 leden en daarom zal de vergadering met 17 aanwezigen rechtsgeldig zijn. Is dit vereiste aantal leden niet aanwezig, dan moet binnen eenentwintig dagen daarna een tweede algemene vergadering met dezelfde te behandelen onderwerpen worden bijeengeroepen en gehouden, die alsdan geldige besluiten kan nemen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Het is niet mogelijk de stem per elektronisch communicatiemiddel uit te brengen.

De notulen van de vorige vergadering, de financiële gegevens en het secretarieel jaarverslag zijn vanaf 24 november verkrijgbaar in het clubhuis en kan via secretariaat@verburchtennis.nl op verzoek digitaal worden toegezonden.

Agenda

Opening

1. Ingekomen stukken/mededelingen

2. Notulen van de vorige ALV van 6/12/2022 (Bijlage 1)

3. Jaarverslag secretariaat en commissies 2022/2023 (Bijlage 2)

4. Financieel verslag seizoen 2022/2023 (Bijlage 3)

5. Verslag kascontrolecommissie

6. Begroting seizoen 2022 – 2023 (Bijlage 4)

7. Vaststellen contributie april 2024

8. Update padel

9. Update nieuwe afhangsysteem

10. Verkiezing bestuur (zie hieronder)

11. Benoemen kascontrolecommissie (zie hieronder)

12. Rondvraag

13. Sluiting

Update nieuw afhangsysteem
In 2024 stopt de KNLTB met het uitgeven van ledenpassen. De visie van de KNLTB is dat het maken van ledenpassen duur is en men wil mee in een meer digitale werkwijze. Binnen Verburch Tennis gebruiken we de KNLTB-ledenpassen voornamelijk voor het afhangen van de tennisbanen. De KNLTB wil dat wij meegaan en overstappen op het afhangen via een QR-code die kan worden gescand met de telefoon. Echter, wij hechten er waarde aan dat degene die graag blijven afhangen met een fysieke pas, dit kunnen blijven doen en niet worden verplicht af te hangen met hun telefoon. 

Daarom werken wij toe naar een systeem waarin dit beide mogelijk is.

We denken dat we de volgende kenmerken kunnen realiseren:

•Afhangen kan op 2 manieren, via de telefoon en via een fysieke pas

•Alle huidige leden kunnen gebruik blijven maken van hun KNTLB-pas

•Nieuwe leden krijgen standaard geen fysieke ledenpas meer en worden gestimuleerd af te hangen via hun telefoon. We zien dat dit steeds meer de norm wordt (sportscholen, openbaar vervoer en  bioscopen doen dit ook al) 

•De leden die graag een fysieke ledenpas willen kunnen tegen een kleine vergoeding een fysieke pas bij ons bestellen

Per 1 januari zullen we een nieuw afhangsysteem gaan gebruiken om banen af te hangen. Dit systeem wordt aangeboden door onze huidige software voor de ledenadministratie, All United. We houden voorlopig het huidige systeem als back-up.

We realiseren ons dat het risico dat er passen worden “uitgeleend” hiermee groter wordt. Helaas zien we dit nu ook al gebeuren, we zullen hier dus aandacht voor moeten blijven houden en moeten handelen wanneer dit probleem groter wordt.

Komende weken zullen we dit nieuwe systeem verder inrichten, testavonden organiseren en hierover verder communiceren.

Verkiezing Bestuur

1. Conform het aftreedschema is Cort van Dijk (Voorzitter) aftredend. Cort heeft eerder dit jaar zijn functie als voorzitter beëindigd. Het bestuur draagt Wiebe van der Weide aan als Voorzitter.
2. Conform het aftreedschema is de Voorzitter Barcommissie aftredend. De functie voorzitter barcommissie is tot op heden vacant.
3. Conform het aftreedschema is Monique Schoonenboom (Voorzitter Technische commissie) aftredend. Het bestuur draagt Monique Schoonenboom aan om te worden herkozen.
4. De functie voorzitter jeugdcommissie is momenteel nog vacant
5. De functie van secretaris is momenteel ook vacant.

Ieder lid kan zich (tegen)kandidaat stellen voor de functies van Voorzitter, voorzitter technische commissie, voorzitter barcommissie en voorzitter jeugdcommissie en dit uiterlijk 22 november 2023 schriftelijk kenbaar te maken bij het secretariaat, waarbij ten minste 10 stemgerechtigde leden met een handtekening de kandidaat dienen te steunen.

Kascontrolecommissie

De commissie bestaat dit jaar uit Stefan de Jager en Andrea Peters. Stefan de Jager zal gelet op onze statutaire periode van maximaal twee jaar niet meer verkiesbaar zijn.

Uw aanwezigheid bij deze ALV stellen wij zeer op prijs.

Het Bestuur

Vooraankondiging Algemene ledenvergadering van 27 november 2023 en mogelijkheid tot het inbrengen van agendapunten
Op 27 november 2023 is de jaarlijkse Algemene ledenvergadering in het clubhuis van Verburch Tennis. Hierbij willen we iedereen uitnodigen voor deze vergadering, om met elkaar te bespreken hoe het er met de vereniging voor staat. Zoals in de statuten van de vereniging omschreven staat, wordt voorafgaand aan de vergadering een agenda opgesteld, hierbij stellen we graag alle leden in de mogelijkheid om agendapunten aan te dragen. Ieder voorstel dient ingediend te worden door tenminste vijf leden. Wil je hiervan gebruik maken, dan vragen wij het voorstel in te dienen en te ondertekenen met de namen en handtekeningen van tenminste vijf leden, zodat het onderwerp op de agenda toegevoegd kan worden. Een voorstel kan je voor 5 november 2023 per mail versturen naar: secretariaat@verburchtennis.nl. 

Het bestuur Verburch Tennis