Algemene Ledenvergadering 6 december - Verslag

VAN DE BESTUURSTAFEL – ALGEMENE LEDENVERGADERING
Dinsdag 6 december 2022

Dit jaar is het weer mogelijk om een Algemene Ledenvergadering (ALV) in ons clubhuis te organiseren. 

In de eerder aangepaste statuten is opgenomen dat tenminste een/vijftigste (2%) van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig moet zijn om geldige besluiten te kunnen nemen. Dat is nu het geval en de vergadering hoeft dan ook niet gesloten te worden en weer te worden heropend. 

Alle officiële stukken (financieel, secretarieel en verslag ALV in 2021) worden goedgekeurd.




De kascontrolecommissie, bestaande uit  Jos Muijs en Stefan de Jager, adviseert de vergadering om decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid. De decharge wordt verleend. Jos Muijs wordt bedankt en Andrea Peters zal volgend jaar samen met Stefan de Jager de kascontrole verzorgen.

In verband met onder meer de inflatie zal voor het eerst sinds vele jaren de contributie worden verhoogd met 10 euro. Daarnaast zal de barbijdrage met 5 euro worden verhoogd, wat tot gevolg heeft dat de barvrijwilligers die een bardienst draaien dan ook 5 euro extra krijgen vergoed. Dit meteen met als doel ook het behoud en de aanwas van (nieuwe) barvrijwilligers te stimuleren. Na een algemene stemming is dit door de vergadering akkoord bevonden.

Het aantal leden blijft op dit moment al enige tijd rond de 900 leden en daar zijn we, met wellicht de aankomende plannen rondom Padel nu tevreden mee. We gaan het komende jaar zien of we dit ledenaantal stabiel kunnen houden. De verwachting is dat na de aanleg van Padelbanen dit aantal als vanzelf zal toenemen. 

Veel vrijwilligers hebben het afgelopen jaar weer hun steentje bijgedragen om er een mooi, succesvol en gezellig verenigingsjaar van te maken. Gelukkig kon alles vanaf februari weer vol aan de gang en zijn er weer veel activiteiten en toernooien georganiseerd op ons jaarrond Onings Tennispark. Iedereen enorm bedankt! Ook een dank je wel aan alle sponsors en clubmembers die ons trouw zijn gebleven en ons een goede steun in de rug geven.




Volgens het aftreedschema is Marco Barendse (Penningmeester) aftredend en niet herkiesbaar. Dit stokje wordt overgenomen door Nik van der Wel. Marco blijft betrokken als adviserend bestuurslid. Daarnaast is René van der Knaap al enige tijd voorzitter van de sponsorcommissie en inmiddels ook officieel gekozen door de vergadering. Er is nog een vacature vacant voor de functie van voorzitter jeugdcommissie en voorzitter barcommissie. 

Kijk op het organogram hoe de functies van het bestuur (ook de overige functies) op dit moment bezet zijn en welke verantwoordelijkheden daar vervolgens onder hangen. 

Agendapunt 8 wordt ten volle besproken en de leden worden geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom Padel. Het idee is dat er 3 Padelbanen komen de plek waar nu baan 9 ligt. Inmiddels zijn er gesprekken geweest met verschillende bouwers er wordt er met 2 partijen verder gepraat. Ook is de werkgroep Padel aangevuld met leden die wat extra verstand hebben van bouwen en met het aanleggen van accommodaties. Het Padel zal onderdeel worden van de tennisvereniging en ook onder dezelfde contributie gaan vallen. Tennisleden kunnen dus gebruik maken van de padelbanen en andersom. Er is nu subsidie aangevraagd bij de Gemeente en deze is inmiddels toegekend. Ook is er een BOSA-subsidie aangevraagd en de verwachting is dat deze binnen afzienbare tijd wordt verleend. Als de aanleg van de Padelbanen wordt doorgezet, zal er worden geprobeerd bij de Gemeente nog een hogere subsidie te krijgen in verband met de gestegen kosten tussen maart en oktober 2022. Tevens is bij de Gemeente een omgevingsvergunning aangevraagd. Het puntje ‘geluidsoverlast’ wordt ook uitvoerig besproken en wordt ook zeker serieus genomen. Er worden de komende weken nog officiële onderzoeken gedaan en met mensen gesproken. Wij willen dit vooraf goed overwogen hebben om niet achteraf tegen problemen aan te lopen. Mocht de aanleg van Padelbanen een serieuze en definitieve vorm gaan aannemen, dan zal er een extra bijzondere Algemene Ledenvergadering worden uitgeschreven. 

Het secretariaat gaat het komende jaar verder aan de slag met het digitaliseren van diverse zaken zoals communicatie via de ClubApp en ook het afhangen van de tennisbanen, omdat ook de KNLTB steeds meer digitale functionaliteiten vanuit de verenigingen verwacht. Voor het komende seizoen zijn voor alle leden nieuwe tennispasjes aangeschaft. De technische commissie gaat vooral door met leuke en gezellige toernooien organiseren net als de jeugdcommissie. De barcommissie heeft eind dit jaar een verhoging van de barprijzen moeten doorvoeren en hoopt op wat nieuwe aanwas van barvrijwilligers. Als we allemaal 1 keer in de maand of 2 maanden staan houden we alles betaalbaar en vooral ook gezellig in ons clubhuis. Fijn om te zien dat naast onze tennisleden meer partijen zich thuis voelen in ons clubhuis wat zeker de baromzet gunstig beïnvloedt. De sponsorcommissie heeft als doel om ook volgend jaar te behouden wat er nu is – er vallen wel eens sponsors af, maar er komen ook weer nieuwe bij – en bekijkt de nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden die wellicht rondom Padelbanen ontstaan. 

Vanuit de rondvraag wordt gesproken over zaken als zuinig met energie tijdens het douchen en bij het biljart en aandacht houden voor de reservering (financiën) voor de aanleg van nieuwe banen wat er zeker over een jaar of twee aan gaat komen. En dan vanaf heden ook een Wall of Fame in ons clubhuis met foto's vanaf de oprichting in 1980 t/m nu. Het idee werd in 2021 geboren tijdens heropening van ons clubhuis na de restyling. Dit met het idee dat op deze Wall of Fame de interieurcommissie ook zeker een plekje verdiend als dank je wel voor al hun inzet. Neem snel een kijkje!

Wij wensen iedereen veel tennisplezier komend jaar!


OFFICIËLE UITNODIGING VOOR DE ALGEMENE LEDENVERGADERING
OP 
DINSDAG 6 DECEMBER 2022

Beste sportvrienden, 

Het bestuur van Tennisvereniging Verburch nodigt je uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV), welke gehouden zal worden op dinsdag 6 december 2022. De vergadering start om 20.00 uur in het clubhuis.

(Vanaf 20.00 uur zal de baanverlichting uitgaan en kan er niet meer getennist worden)

Aanpassing ten op zichtte van de nieuwsbrief van 22 november j.l.
1. Voor zover in deze statuten niet anders is bepaald wordt een besluit genomen met een gewone meerderheid van stemmen indien tenminste een/vijftigste (2%) van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Is dit vereiste aantal leden niet aanwezig, dan moet binnen eenentwintig dagen daarna een tweede algemene vergadering met dezelfde te behandelen onderwerpen worden bijeengeroepen en gehouden, die alsdan geldige besluiten kan nemen, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. 2. Om het aantal stemgerechtigde leden te kunnen vaststellen geldt als peildatum de ledenstand per 1 oktober. 3. Het is niet mogelijk om een stem per elektronisch communicatiemiddel uit te brengen.

Officiele stukken
De notulen van de vorige vergadering, de financiële gegevens en het secretarieel jaarverslag zijn vanaf 29 november verkrijgbaar via secretariaat@verburchtennis.nl en kan op verzoek digitaal worden toegezonden.

Agenda
Opening

1.Ingekomen stukken/mededelingen
2.Notulen van de vorige ALV van 27/11/2021 (Bijlage 1)
3.Jaarverslag secretariaat en commissies 2021/2022 (Bijlage 2)
4.Financieel verslag seizoen 2021/2022 (Bijlage 3)
5.Verslag kascontrolecommissie
6.Begroting seizoen 2021 – 2022 (Bijlage 4)
7.Vaststellen contributie april 2023
8.Presentatie padel
9.Verkiezing bestuur (zie hieronder)
10.Benoemen kascontrolecommissie (zie hieronder)
11.Te voeren bestuursbeleid
12.Rondvraag
13.Sluiting

Verkiezing Bestuur

1.Conform het aftreedschema is Marco Barendse (Penningmeester) aftredend. Het bestuur draagt Nik van der Wel aan als Penningmeester en Marco Barendse als adviserend bestuurslid. 2.Conform het aftreedschema is de voorzitter Sponsorcommissie aftredend. Het bestuur draagt Rene van Knaap aan om te worden herkozen.
3.Simone Berendse is in 2021 gestart als voorzitter van de jeugdcommissie en helaas ook gestopt. De functie voorzitter jeugdcommissie is daarom vacant.
4.Ria Zwaart is het afgelopen jaar gestopt als voorzitter van de barcommissie. De functie voorzitter barcommissie is vacant.

Aftreedschema, X = aftredend      
FunctieNov '20Nov '21Nov '22Nov '23Nov '24Nov '25
Voorzitter    X      X  
Secretaris     X      X 
Penningmeester      X      X
BC    X      X  
JC     X      X 
SC      X      X
TC    X      X  


Ieder lid kan zich (tegen)kandidaat stellen voor de functies van penningmeester, voorzitter sponsorcommissie, voorzitter barcommissie en voorzitter jeugdcommissie en dit uiterlijk 2 december 2022 schriftelijk kenbaar te maken bij het secretariaat, waarbij ten minste 10 stemgerechtigde leden met een handtekening de kandidaat dienen te steunen.


Kascontrolecommissie

De commissie bestaat dit jaar uit Jos Muijs en Stefan de Jager. Jos Muijs zal gelet op onze statutaire periode van maximaal twee jaar niet meer verkiesbaar zijn.

Jouw aanwezigheid bij deze ALV stellen wij zeer op prijs.

Het Bestuur



Vooraankondiging Algemene ledenvergadering van 6 december 2022 en mogelijkheid tot het inbrengen van agendapunten

Op dinsdag 6 december 2022 is de jaarlijkse Algemene ledenvergadering, dit jaar zal dit plaatsvinden in het clubhuis van Verburch Tennis. Via de nieuwsbrief, Facebook, ons clubhuis en de website willen we iedereen uitnodigen voor deze vergadering. Zoals in de statuten van de vereniging omschreven staat, wordt voorafgaand aan de vergadering een agenda opgesteld, hierbij stellen we graag alle leden in de mogelijkheid om agendapunten aan te dragen. Ieder voorstel dient echter ingediend te worden door tenminste vijf leden. Wil je hiervan gebruik maken, dan vragen wij het voorstel in te dienen en te ondertekenen met de namen en handtekeningen van tenminste vijf leden, zodat het onderwerp op de agenda toegevoegd kan worden. Een voorstel kan je voor 18 november 2022. versturen naar: Secretariaat Tennisvereniging Verburch Poeldijk / per mail secretariaat@verburchtennis.nl.

Namens het gehele bestuur

Kyara Mostert



 

 

 



  • Duijnisveld Rumble IT Michel Vis Tweewielers DRV Accountants & Adviseurs Westlandse Banen
  • Ruitenburg ACS Jumbo Boere Gebr Nederpel Potplanten Miko John Bruinen Loonbedrijf