Algemene Ledenvergadering ONLINE 29 november

De Algemene Ledenvergadering (ALV) op 29 november 2021 aanvang 20.00 uur wordt online georganiseerd, omdat het gezien de Corona-maatregelen niet mogelijk is om dit in ons clubhuis te organiseren. 

De baanverlichting op ons Onings Tennispark zal deze avond uitgaan. Gezien de huidige coronamaatregelen zal ons clubhuis en ook ons tennispark sowieso om 17.00 uur sluiten.

Onderaan deze pagina is de officiele uitnodiging met agendapunten te vinden

Inloggen ALV op maandag 29 november 2021 via onderstaande link
Dit kan vanaf 19.30 uur.

https://us02web.zoom.us/j/81562668308

Tips & Tricks voor gebruik Zoom-meeting en deelname aan de vergadering

Opstarten / Inloggen
•Gebruik je tablet, telefoon, laptop of computer. Let er bij gebruik van de computer op dat er sowieso speakers zijn aangesloten, anders kan je niet horen wat er wordt gezegd.
•Installatie van Zoom op je apparaat is niet noodzakelijk, 
•Druk bovenstaande link om de ALV-vergadering te kunnen volgen.
•Wij zijn vanaf 19.30 uur aanwezig. Je kan vanaf dat moment inloggen. Start uiterlijk om 19.45 uur op. Het kost namelijk altijd wat tijd om binnen te komen. Alleen dan kunnen we ook echt om 20.00 uur starten.
•Komt je er niet uit? Bel dan deze hulplijnen: 06 53 55 96 99 / 06 42 90 46 00.
* Kies bij het opstarten voor 'Join with Video' en 'Wifi or Cellular Data' en 'Computer audio'.
* Wacht tot de host je binnenlaat.

Video en geluid aan of uit
Zodra je in de vergadering bent aangekomen, kan je ervoor kiezen je microfoon en video aan of uit te zetten. Een rode streep door het icoon betekent dat dit is uitgeschakeld (zie foto). Klik op het icoon om deze aan of uit te zetten. Om de vergadering op een prettige manier te laten verlopen, is het belangrijk dat je alleen je microfoon aanzet als de voorzitter je het woord geeft. Mocht het internet niet zo stabiel zijn, zet dan ook de video uit. 

 Wanneer je niet zelf de microfoon uitzet, wordt dit op afstand voor je gedaan (Let er wel op deze zelf weer aan te zetten wanneer je een vraag wilt stellen later in de ALV).



Naam goed invullen en afspraak wanneer meerdere personen per apparaat de ALV volgen
Wanneer je op de knop 'Participants' drukt, zie je alle personen die tijdens de ALV aanwezig zijn. Op de laptop en iPad is het mogelijk om alle aanwezigen tegelijk op je scherm te zien. Druk hiervoor in het scherm op 'View' en kies van 'Gallery'. We willen van iedereen een goede naam op ons scherm hebben. Druk hiervoor op 'Participants. Je ziet daar onder welke naam je bent ingelogd (dit is de naam met 'me' erachter). Als deze niet klopt, druk dan op je naam, kies voor 'rename' en vul de juist enaam in. Wanneer je met meer leden deelneemt, vul dan ook hun namen in. 

Ik zie alle deelnemers in mijn scherm
Onderstaande knop vind je rechtsboven in het scherm: Wanneer je hierop drukt, verandert het beeld in kleine vensters met alle deelnemers aan de ALV. Soms passen niet alle aanwezigen op een scherm. Ga dan met je muis links en rechts van de 'Gallery' heen en weer en je ziet pijltjes verschijnen. Daarmee kan je naar het volgende scherm met nog meer aanwezigen. 



Ik zie alleen de spreker in mijn scherm

Onderstaande knop vind je rechtsboven in het scherm: Wanneer je hierop drukt, krijgt u alleen de spreker te zien.

Je wil een vraag stellen? 
Het is mogelijk om een vraag te stellen door je hand op te steken. Gebruik hiervoor de knop 'Participants'. Onderaan de namen ziet u rechts ‘raise hand’. Als u daarop drukt, steekt u uw digitale hand op en kan de voorzitter u het woord geven als u aan de beurt bent. Zodra u uw vraag heeft gesteld, druk dan weer op ‘lower hand’. (Let er wel op dat je de microfoon weer aanzet wanneer je een vraag wilt stellen). De Chat-knop gebruik wij NIET voor het stellen van vragen (alleen voor een eventuele stemming). 

Het verschilt wel eens per computer/laptop of wat je gebruikt. Het kan ook zijn dat je onderaan op 3 puntjes ziet en klik daar op 'raise hand'. Zodra de vraag is gesteld klik je weer op 'lower hand'. 

Stemmen online (indien noodzakelijk)
Wij gebruiken tijdens het overleg de Chat-knop alleen om de link naar de stemming met je te delen. Tijdens de vergadering verschijnt in de Chat een link naar een stemformulier. Via dit formulier kan je, je keuze kenbaar maken. Elk deelnemend en stemgerechtigd lid van Verburch Tennis aan de ALV moet apart dit formulier invullen en toesturen. Lukt dit op een of andere manier niet, is het ook mogelijk om je stem via Whatsapp of telefoon door te geven. Bel of stuur dan een bericht naar 06 42 90 46 00.


Stemming wijziging van de Statuten - agendapunt 8

Achtergrond

Per 1 juli 2021 treedt de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) in werking. Deze wet maakt de wettelijke regeling voor bestuur en toezicht, zoals deze al geldt voor de BV’s en de NV’s, ook van toepassing op verenigingen. De overheid wil met deze wet voorkomen dat verenigingen worden geschaad door wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer en misbruik van posities.

De wetgever heeft daarom als stok achter de deur bepaald dat de bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement nu ook geldt voor verenigingen. Als bestuurder loop je niet meer risico dan thans het geval is, maar dan moet je in de praktijk natuurlijk wel uitvoering geven aan de nieuwe wet, zodat er sprake is van goed bestuur. 

Wijzigen van de statuten
Verburch Tennis is aangesloten bij de KNLTB en daarmee gebonden aan de statuten en reglementen van de KNLTB. Eén van de verplichtingen die de KNLTB stelt, is dat (wijzigingen in) de statuten en het huishoudelijk reglement van onze vereniging vooraf ter goedkeuring aan de KNLTB moeten worden voorgelegd. Inmiddels heeft de KNLTB een verklaring van geen bezwaar afgegeven voor de statuten en het huishoudelijk reglement. Nu is onze ALV aan de beurt om beide documenten vast te stellen. De (gewijzigde) statuten dienen vervolgens door een notaris in een notariële akte te worden opgenomen. Het concept van de statuten is inmiddels beoordeeld door de notaris. De door de notaris gemaakte opmerkingen zijn inmiddels verwerkt in de statuten. 

Stemmen
Om een besluit te kunnen nemen over de statuten en het huishoudelijk reglement is het volgens onze huidige statuten nodig dat we dit doen met twee/derde van de stemgerechtigde leden. Als dit aantal leden niet aanwezig is, zal het bestuur binnen drie weken na de ALV een nieuwe ALV bijeenroepen. In deze tweede ALV kan een besluit worden genomen ongeacht het dan aanwezige aantal leden. Wel met een meerderheid van twee/derde van het aantal stemmen. 

Stemmen is alleen mogelijk door stemgerechtigde leden en alleen op de door het Bestuur aangegeven tijd. 

Stemgerechtigde leden van Verburch Tennis zijn alle leden vanaf 18 jaar (behalve donateurs, rustende leden en medewerkers/biljarters die geen lid zijn van Verburch Tennis).


Officiele uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering op maandag 29 november 2021 

Beste sportvrienden, 

Het bestuur van Tennisvereniging Verburch nodigt je uit voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV), welke online gehouden zal worden op maandag 29 november 2021. De vergadering start om 20.00 uur. 

In de vergadering kunnen we als vereniging alleen rechtsgeldige besluiten nemen indien ten minste 1/10 van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Indien dit aantal leden niet aanwezig is zullen we de vergadering sluiten en daarna een nieuwe vergadering openen, waarin we met de aanwezige leden wel rechtsgeldige besluiten kunnen nemen. 

Deze ALV zal een andere procedure kennen bij agendapunt 8.  In de huidige statuten is het volgende bepaald:

Een besluit tot statutenwijziging moet worden genomen met een meerderheid  van ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin tenminste twee/derde van het aantal leden aanwezig is. Is niet twee/derde van de leden aanwezig, dan wordt binnen drie weken een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen waarin het besluit kan worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen, onafhankelijk van het aantal op deze vergadering aanwezige leden. Bij de oproeping voor de tweede vergadering moet worden vermeld dat en waarom een besluit kan worden genomen, onafhankelijk van het aantal op de vergadering aanwezige leden.

Dus als niet twee/derde van het aantal stemgerechtigde leden op 29 november 2021 aanwezig is, volgt er binnen drie weken een tweede ALV. Ongeacht het aantal aanwezige leden wordt dan met een meerderheid van 2/3 van de stemmen een besluit genomen over de statuten en het huishoudelijk reglement. 

De notulen van de vorige vergadering, de financiële gegevens, het secretarieel jaarverslag en het voorstel tot wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement (zie Bijlage 1 t/m 5) zijn vanaf 22 november 2021 verkrijgbaar bij het secretariaat - secretariaat@verburchtennis.nl - en kunnen op verzoek digitaal worden toegezonden. Deze zullen ook vanaf dinsdag 23 november in ons clubhuis te vinden zijn aan de bar.

Definitieve agenda

Opening

1. Ingekomen stukken/mededelingen

2. Notulen van de vorige ALV van 30/11/2020 (Bijlage 1)

3. Jaarverslag secretariaat en commissies 2020/2021 (Bijlage2)

4. Financieel verslag seizoen 2020/2021 (Bijlage 3)

5. Verslag kascontrolecommissie

6. Begroting seizoen 2020 – 2021 (Bijlage 4)

7. Vaststellen contributie april 2022

8. Voorstel tot wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement (Bijlage 5)

9. Verkiezing bestuur (zie hieronder)

10. Benoemen kascontrolecommissie (zie hieronder)

11. Te voeren bestuursbeleid

12. Rondvraag

13. Sluiting

Je aanwezigheid wordt zeer op prijs gesteld! Je verhindering kan je melden bij het secretariaat. Dit kan per mail secretariaat@verburchtennis.nl.

Verkiezing Bestuur
1.Volgens het aftreedschema is Antoine Zuijderwijk (Jeugdcommissie) aftredend. Na overleg tussen het bestuur, Antoine en de Jeugdcommissie draagt het bestuur Simone Berendse voor als voorzitter van de Jeugdcommissie. Antoine zal Simone het komende jaar ondersteunen in haar rol als voorzitter.
2.Volgens het aftreedschema is Kyara Mostert (Secretaris) aftredend. Het bestuur draagt Kyara Mostert voor om te worden herkozen.
3.De positie van voorzitter van de Sponsorcommissie is nog steeds vacant. Het bestuur stelt voor om René van der Knaap te verkiezen tot voorzitter van de Sponsorcommissie.
4.Het bestuur stelt Nik van der Wel voor om als algemeen bestuurslid te worden gekozen.
5.De voorzitter wordt door de ALV in functie gekozen. Het bestuur stelt voor om Cort van Dijk te verkiezen tot voorzitter van de vereniging.

 

Functie Nov '18Nov '19Nov '20Nov '21Nov '22Nov23
Voorzitter  X  X
SecretarisX  X  
Penningmeester X  X 
BC  X  X
JCX  X  
SC X  X 
TC  X  X
       


Ieder lid kan zich (tegen)kandidaat stellen voor de functies van Voorzitter, Secretaris, bestuurslid Jeugdcommissie en bestuurslid Sponsorcommissie door dit uiterlijk 26 november 2021 schriftelijk kenbaar te maken bij het secretariaat, waarbij ten minste 10 stemgerechtigde leden met een handtekening de kandidaat dienen te steunen.

Kascontrolecommissie
De commissie bestaat dit jaar uit Jan van der Maarel en Jos Muijs. Jan van der Maarel is twee jaar lid geweest van deze commissie en zal gelet op onze statutaire periode van maximaal twee jaar niet meer verkiesbaar zijn.

Het Bestuur

 

Vooraankondiging Algemene ledenvergadering van 29 november 2021 en mogelijkheid tot het inbrengen van agendapunten
Op 29 november 2021 is de jaarlijkse Algemene ledenvergadering. Via de nieuwsbrief, Facebook, ons clubhuis en de website willen we iedereen uitnodigen voor deze vergadering. Zoals in de statuten van de vereniging omschreven staat, wordt voorafgaand aan de vergadering een agenda opgesteld, hierbij stellen we graag alle leden in de mogelijkheid om agendapunten aan te dragen. Ieder voorstel dient echter ingediend te worden door tenminste vijf leden. Wil je hiervan gebruik maken, dan vragen wij het voorstel in te dienen en te ondertekenen met de namen en handtekeningen van tenminste vijf leden, zodat het onderwerp op de agenda toegevoegd kan worden. Een voorstel kan je voor 4 november 2021 versturen naar: Secretariaat Tennisvereniging Verburch Poeldijk / per mail secretariaat@verburchtennis.nl.

 

 



  • Michel Vis Tweewielers Ruitenburg Duijnisveld DB Telecom ACS Jumbo Boere
  • John Bruinen Loonbedrijf Westlandse Banen Makro Rumble IT Miko DRV Accountants & Adviseurs
  • Connecting Lilies